La Biometría Como Aliado En Épocas De Incertidumbre

Por Wilfredo Cosme-Ortiz

Administrar bajo una economía cambiante y en incertidumbre representa un gran desafió. Ante esto, muchas empresas buscan maneras de reducir los costos asociados a labor y en ocasiones toman como primera alternativa la reducción de su plantilla de empleados, sin considerar que existen otras alternativas. Hay alternativas que no sólo pueden permitirles actuar estratégicamente para obtener beneficios sobre la competencia, sino que contribuyen a evitar respuestas improvisadas y/o ineficaces ante presiones externas, que lo que hacen es disminuir su valor y afectar sus niveles de servicio.

La presencia de la biometría (término derivado de las palabras griegas “bios” de vida y “mentron” de medida) combinada con los sistemas de registro y control del tiempo representa una alternativa real para actuar de manera estratégica. En los últimos años, diferentes dispositivos tecnológicos han incorporado a sus comandos tecnología biométrica. Esto equivale a decir que la identificación del usuario ante el dispositivo está basada en características físicas y únicas de cada persona, como la huella dactilar o el iris.

Además de la huella dactilar y el iris, actualmente, la biometría cuenta con distintas variantes tales como: patrones faciales, las retinas, las venas de las manos, la geometría de la mano, entre otros. Todas ellas representan características físicas estáticas. Las más populares y utilizadas en los dispositivos biométricos de los sistemas de registro y control del tiempo incluyen las huellas dactilares y la geometría de la mano.

Existen tecnologías de software que complementan componentes biométricos como parte de una solución, garantizando así que el empleado que registra el ponche es quien dice ser; transmiten la información correcta a la nómina y registran los tiempos exactos de trabajo incluyendo: horas extraordinarias, diferenciales de turno, penalidades como el pago de 24+ y el periodo de alimento, entre otras. Además, estos relojes le permiten el establecimiento de controles en los tiempos de registro, evitando que un empleado pueda ponchar antes de su hora de entrada y/o después de su hora de salida, controlando así el tiempo extra no autorizado.

A pesar de que en ocasiones los empleados comprenden que la utilización del sistema de biometría les ofrece una garantía sobre el tiempo que registran, hemos visto cómo en ocasiones las empresas enfrentan resistencia de parte los empleados porque cuestionan su derecho a la privacidad y la higiene de esta tecnología. Sin embargo, al analizar sus preocupaciones, encontramos que el único problema real con el nuevo sistema biométrico es que “es nuevo”. Proveer educación a los empleados es crucial para disipar las inquietudes y falsos conceptos de la biometría.

Privacidad

Al considerar la privacidad relacionada con la identificación biométrica, es necesario reconocer la importante distinción que existe entre la identificación de uno-a-muchos (1:N), ante la autentificación (o verificación) de uno a uno (1:1). Es vital que los usuarios entiendan esta diferencia.

Un sistema biométrico diseñado para identificar, intenta determinar la identidad de un individuo; recopila información biométrica y la compara con todas las plantillas en la base de datos. Mientras que la identificación es “de grupo cerrado” si se sabe que la persona es parte de la base de datos. En la identificación “de grupo abierto”, también llamada “lista de vigilancia”, no existe garantía de que la persona sea parte de la base de datos. Estos sistemas de identificación son los utilizados por las autoridades de ley y orden para identificar delincuentes; Es el tipo de sistema que vemos en la televisión o el cine, y al que se denomina de uno-a-muchos (1:N).

Al evaluar una solución biométrica para el registro del tiempo, es recomendable optar por tecnologías que no almacenen una imagen del componente biométrico del usuario en una base de datos o en el reloj biométrico. Sino, que la misma sea almacenada utilizando mecanismos de cifrado de segmentos del elemento biométrico.

No todo son ventajas

No todo son ventajas. Sin embargo, un estudio de la Comisión Europea concluyó que no es una tecnología que sea compatible 100% con toda la población, ya que se estima que un 5% de personas con minusvalías no pueden utilizar este tipo de sistemas de seguridad. Además, puede presentar problemas de privacidad. Este potencial problema le ha ganado detractores a Cristina de Kirchner, presidenta de Argentina, pues su gobierno ha adoptado la biometría como método de identificación, lo que supone que en pocos años tendrá un registro de rostros y huellas dactilares de toda la población de Argentina. Esto le ha ganado argumentos tales como “Argentina tiene el sistema de vigilancia más invasivo de Latinoamérica”.

De otra parte, algunos usuarios de los sistemas biométricos, a modo de oposición a esta tecnología, expresan preocupaciones de higiene. Sin embargo, no es más probable recoger gérmenes de un lector biométrico común que de otros objetos o superficies, tales como las perillas de las puertas y mostradores. Aún así, para evitar la percepción de los problemas de higiene, sugerimos que las unidades biométricas sean limpiadas y desinfectadas periódicamente o que se coloque un dispensador de líquido desinfectante de manos por cada unidad. Estas medidas ayudarán a aumentar la confianza del usuario en el sistema. De hecho, muchos de nuestros modelos contemplan la utilización de una avanzada tecnología en el material del reloj para reducir la propagación de microorganismos, similar a la utilizada por los hospitales en la instrumentación.

Beneficios para los trabajadores y para las empresas

La adopción de una solución de registro de tiempo complementada con la biometría, contribuye a que las empresas eliminen los costos asociados a errores inherentes a la introducción manual de datos. Estos errores son los que pueden afectar el pago del empleado. Esto es evidenciado por estudios de la American Payroll Association (APA, por sus siglas en inglés), que estiman que cuando no se utiliza un sistema automatizado de registro de asistencia, se introduce un margen de error de un 2%, lo que les cuesta a las empresas aproximadamente el 8% de su nómina anual. A esto se le debe añadir el costo asociado al procesamiento manual de los llamados timesheet, el cual APA ha estimado en aproximadamente 5 minutos por timesheet, el estimado de la pérdida de 49 minutos diarios debido a los tiempos extendidos en la hora de almuerzo, las pausas y las salidas anticipadas, entre otras.

Indiscutiblemente estos resultados tendrán grandes variaciones a la luz de los inminentes cambios, solicitados por el Presidente Obama, el 13 de marzo de 2015. Cuando emitió una directriz a la Secretaria del Trabajo Federal, dirigida a modernizar y racionalizar las exenciones de cuello blanco existentes.

Lo cierto es que a pesar de las desventajas planteadas por algunos, al considerar los estimados de organizaciones como APA y el inminente impacto en la rentabilidad de las organizaciones (provocado por los cambios solicitados por el Presidente Obama), aún existen beneficios ante el establecimiento de controles inherentes a la biometría a la hora de registrar el ponche y la eliminación de fraude, en donde un empleado pueda ponchar por otro, junto al establecimiento de controles para no incurrir en tiempos extras no autorizados. La adopción de la tecnología biométrica, será una aliado para las organizaciones, tanto en el sector privado como en el público, en momentos de cambios e incertidumbre.

El autor es Presidente de RENOVA Solutions, Corp. y profesor de la Escuela Graduada de Negocios de la Universidad Metropolitana (UMET) del Sistema Universitario Ana G. Méndez.